RAGIONI 

In questo periodo anche gli Atenei, come tutte le Pubbliche Amministrazioni, sono impegnati nella programmazione dell’organizzazione del lavoro e delle attività per quanto riguarda la gestione della Fase 3.

Per quanto riguarda il sistema della formazione superiore e della ricerca, la recente nota del 4 maggio 2020 del Ministero del MIUR ha descritto le modalità attraverso le quali dovrà essere effettuata la programmazione delle attività facendo esplicito riferimento alla opportunità di “decomprimere l’accesso in presenza ai servizi amministrativi” e “potenziare i sistemi digitali e i processi di dematerializzazione dei procedimenti amministrativi”.

La digitalizzazione dei processi amministrativi non è come è noto la semplice informatizzazione dei servizi offerti. È necessaria una preliminare fase di analisi dei processi di erogazione dei servizi, al fine di razionalizzare i processi, eliminando tutte quelle criticità, di diversa natura, che caratterizzano l’erogazione del servizio nella situazione “as is”. Ciò per evitare il rischio che, paradossalmente, l’informatizzazione del processo di erogazione del servizio “amplifichi” le criticità e le disfunzioni del servizio. Giustamente Hammer, uno dei massimi esperti sul tema della reingegnerizzazione dei processi, ha intitolato uno dei più famosi lavori: “Reengineering work: don’t automate, obliterate”.  In modo saggiamente provocatorio, Hammer invita i responsabili delle organizzazioni a non commettere l’errore di automatizzare attività che non creano valore aggiunto e a porsi prima il problema della razionalizzazione dei processi e del miglioramento della soddisfazione degli utenti e poi quello della automazione.

Occorre inoltre valutare attentamente le opportunità di “digitalizzazione” dei servizi amministrativi al fine di poter identificare quali categorie di servizi che presentano una “immediata propensione” alla digitalizzazione e quali invece richiedono una preliminare azione di analisi delle criticità, una parziale riprogettazione dei processi di erogazione, una adeguata formazione degli operatori, prima di avviare la vera e propria digitalizzazione.

Il fondamentale ricorso all’attività formativa come strumento di accompagnamento del personale nel processo di trasformazione digitale dell’amministrazione e di diffusione della capacità di lavorare in modalità agile per il raggiungimento degli obiettivi assegnati, richiede una riflessione sull’impatto della dematerializzazione del servizio sull’individuo in virtù dell’analisi che il ruolo dell’operatore viene ad assumere nel processo nell’erogazione del servizio per poter ipotizzare percorsi formativi di accompagnamento e sostegno ai cambiamenti.

Infine, è necessario limitare al massimo il rischio di stress correlato alle nuove modalità di lavoro, attraverso la promozione della capacità di imparare dall’emergenza e progettare il futuro del lavoro agile nei servizi per ridurre al minimo l’incidenza dei fattori di rischio psicosociali e stress lavoro correlato ai processi di erogazione dei servizi che possono essere digitalizzati.

Alla luce di tali professioni, l’intervento in oggetto si prefigge di fornire alle risorse delle Amministrazioni Centrali degli Atenei che operano nell’ambito degli uffici di staff alla Direzione Generale una serie di conoscenze e strumenti metodologici per:

• mappare i servizi amministrativi;
• valutare il “grado di propensione” verso la digitalizzazione delle diverse famiglie di servizi;
• rappresentare il processo di erogazione dei servizi, identificare le criticità, riprogettare il processo;
• analizzare il fabbisogno formativo degli operatori del processo sia per quanto riguardo il miglioramento della soddisfazione dell’utenza, sia per quanto riguarda la digitalizzazione dei servizi;
• identificare i possibili rischi di stress lavoro correlato ai processi di erogazione dei servizi che possono essere digitalizzati.

DESTINATARI

Il Corso di formazione è rivolto al personale afferente all’Ufficio di Staff al DG, agli Uffici della Direzione Risorse Umane e ai Responsabili di attività di programmazione delle Risorse Umane.